Workshop digitalisasi administrasi pendidikan pada guru dan tenaga kependidikan di SMA Negeri 4 Tapung

Abstract

Abstrak

Perkembangan teknologi yang semakin pesat menuntut lembaga pendidikan untuk beradaptasi, terutama dalam pengelolaan surat-menyurat dan absensi yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memerlukan waktu yang panjang. PKM ini bertujuan memberikan pendampingan praktis kepada peserta dalam membuat surat otomatis berbasis Google Workspace serta merancang absensi digital menggunakan Canva AI. Metode kegiatan meliputi penyampaian materi, demonstrasi, dan praktik langsung. Pada pembuatan surat otomatis, peserta dilatih menyusun template surat digital pada Google Docs, membuat Google Form sebagai alat pengumpulan data, mengelola data melalui Google Spreadsheet, serta menggunakan add-on Autocrat untuk menghasilkan surat otomatis yang terkirim langsung ke email pengguna. Sementara itu, pada pembuatan absensi digital, peserta diperkenalkan pada fitur AI di Canva untuk membuat desain absensi berbasis instruksi teks, melakukan pengisian data kehadiran, serta mengunduh absensi dalam format digital yang dapat digunakan sebagai dokumen administrasi sekolah. Hasil kegiatan menunjukkan peningkatan pemahaman dan keterampilan peserta dalam menerapkan teknologi digital untuk kebutuhan administrasi. Peserta mampu menghasilkan surat resmi secara otomatis dan mendesain absensi digital yang lebih efisien, rapi, dan mudah didistribusikan. Dengan demikian, kegiatan PKM ini berkontribusi pada terbentuknya budaya kerja administrasi berbasis digital yang lebih efektif, akurat, dan sesuai dengan tuntutan era modern.

Kata kunci: digitalisasi administrasi; surat otomatis; absensi digital; google workscpace; Canva AI.

Abstract

The rapid development of technology requires educational institutions to adapt, particularly in managing correspondence and attendance systems that were previously handled manually and required considerable time. This Community Service Program (PKM) aims to provide practical assistance to participants in creating automated correspondence based on Google Workspace and designing digital attendance systems using Canva AI. The activity methods include material presentation, demonstrations, and hands-on practice. In the creation of automated letters, participants were trained to develop digital letter templates using Google Docs, create Google Forms as data collection tools, manage data through Google Spreadsheets, and utilize the Autocrat add-on to generate automated letters that are sent directly to users’ email addresses. Meanwhile, in designing digital attendance systems, participants were introduced to Canva’s AI features to create attendance designs based on text-based instructions, input attendance data, and download attendance files in digital formats suitable for school administrative documents. The results of the activity indicate an improvement in participants’ understanding and skills in applying digital technology for administrative purposes. Participants were able to generate official letters automatically and design digital attendance records that are more efficient, well-organized, and easy to distribute. Thus, this PKM activity contributes to the establishment of a more effective, accurate, and modern digital-based administrative work culture.

Keywords: administrative digitalization; automated correspondence; digital attendance; google workspace; Canva AI.