Implementasi sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis web di Satpol PP Kabupaten Kudus

Abstract

Abstrak

Administrasi persuratan di instansi pemerintah merupakan aspek penting bagi efisiensi birokrasi, namun proses administrasi manual masih memerlukan waktu yang cukup lama dan sering menyebabkan keterlambatan layanan. Unit Polisi Pamong Praja (Satpol PP) Kabupaten Kudus sebagai mitra sasaran masih memiliki beberapa kendala operasional berupa risiko kerusakan dokumen fisik, pencarian arsip yang lambat, serta kesulitan dalam memantau disposisi surat. Melalui Pengabdian kepada Masyarakat ini, kami akan melaksanakan kegiatan pembuatan Sistem Informasi Manajemen Surat berbasis web untuk mendukung Penyelenggaraan Administrasi yang sudah terdigitalisasi. Proses pelatihan dan evaluasi sistem melibatkan 5 petugas dari Urusan Umum  dan Sekretariat Satpol PP Kabupaten Kudus yang terlibat langsung dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar . Tahap implementasi dengan menggunakan model waterfall dibagi menjadi 4 tahap: analisis kebutuhan, perancangan sistem dengan framework Laravel dan MySQL, implementasi, serta pelatihan juga bagi pihak-pihak yang terkait. Pelaksanaan kegiatan merupakan hasil yang membuat sistem informasi ini dapat mendigitalkan surat masuk dan surat keluar secara terpusat. Sistem ini secara kualitatif meningkatkan tingkat transparansi terkait alur disposisi, sedangkan secara kuantitatif, efisiensi waktu sebesar 85% diukur berdasarkan kecepatan pencarian arsip surat sebelum dan sesudah penggunaan sistem berbasis web.   Selain meningkatkan efisiensi, sistem berbasis web memberikan keamanan data yang lebih baik. Sistem juga mempermudah pengarsipan dokumen, mempercepat pembuatan laporan, serta meningkatkan transparansi pengelolaan surat dibandingkan metode manual sebelumnya.. Implementasi ini telah berhasil menghadirkan sistem administrasi yang jelas dan aman, serta merespons kebutuhan organisasi sehari-hari secara kolektif.

Kata kunci:  sistem informasi; pengarsipan surat; web; satpol PP kudus; digitalisasi.

Abstract      

Correspondence administration in government institutions is an important aspect of bureaucratic efficiency; however, manual administrative processes still require considerable time and often cause delays in services. The Public Order Agency (Satpol PP) of Kudus Regency, as the target partner, still faces several operational problems, including the risk of physical document damage, slow archive retrieval, and difficulties in monitoring mail disposition. Through this community service activity, a web-based Mail Management Information System was developed to support digitalized administrative services. The system training and evaluation process involved 5 officer members from the General Affairs and Secretariat Division of Satpol PP Kudus Regency who were directly involved in managing incoming and outgoing mail. The implementation stage used the Waterfall model, which consisted of four stages: requirements analysis, system design using the Laravel framework and MySQL database, implementation, and user training. The implementation results showed that the system was able to digitalize the management of incoming and outgoing mail in a centralized manner. Qualitatively, the system improved transparency in the mail disposition process, while quantitatively, the 85% efficiency improvement was measured based on the speed of archive retrieval before and after the implementation of the web-based system. In addition to improving efficiency, the web-based system also provided better data security, simplified document archiving, accelerated report generation, and improved transparency compared to the previous manual system. This implementation successfully created a clearer and more secure administrative system that supports the organization’s daily operational needs.

Keywords: information systems; letter archiving; web; kudus public order agency; digitalization