Digitalisasi pengelolaan disposisi surat melalui implementasi SIMDIS berbasis web pada inspektorat Kabupaten Kudus

Abstract

Abstrak      

Inspektorat Kabupaten Kudus sebagai lembaga pengawasan pemerintah daerah masih melakukan pencatatan disposisi surat masuk secara manual menggunakan Microsoft Word sehingga menyebabkan kesulitan dalam pencarian data, ketiadaan rekap statistik, dan risiko kehilangan data. Kegiatan ini melibatkan dua pengguna inti sistem, yaitu Sekretaris dan Kepala Inspektorat sebagai mitra utama pengabdian. Dipilih karena keduanya merupakan aktor utama yang terlibat langsung dalam alur pengelolaan disposisi surat di Inspektorat Kabupaten Kudus. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Manajemen Disposisi Surat (SIMDIS) berbasis web menggunakan metode Waterfall dengan teknologi Laravel 12 dan basis data MySQL. Hasil evaluasi menunjukkan peningkatan signifikan pada semua aspek yang diukur melalui perbandingan kondisi sebelum dan sesudah implementasi menggunakan kuesioner skala Likert, di mana waktu pencarian data yang diukur berdasarkan estimasi pengguna berkurang dari 7,5 menit menjadi kurang dari 1 menit, ketersediaan rekap statistik meningkat dari 0% menjadi 100%, dan tingkat kepuasan pengguna mencapai rata-rata 4,57 dari skala 5.

Kata kunci: sistem informasi; disposisi surat; laravel; berbasis web; inspektorat.

Abstract

The Kudus Regency Inspectorate, as a local government oversight agency, still manually records the disposition of incoming correspondence using Microsoft Word, which leads to difficulties in retrieving data, a lack of statistical summaries, and the risk of data loss. This project involves two key system users the Secretary and the Head of the Inspectorate as the primary partners in this community service initiative. They were selected because both are key actors directly involved in the workflow of letter disposition management at the Kudus Regency Inspectorate. This community service project aims to design and develop a web-based Letter Disposition Management Information System (SIMDIS) using the Waterfall method with Laravel 12 technology and a MySQL database. Evaluation results showed significant improvements in all measured aspects through a comparison of conditions before and after implementation using a Likert-scale questionnaire, where the time required for data retrieval as estimated by users decreased from 7.5 minutes to less than 1 minute, the availability of statistical summaries increased from 0% to 100%, and user satisfaction reached an average of 4.57 on a 5-point scale.

Keywords: information system; letter disposition; laravel; web-based; inspectorate.