Pendampingan sistem informasi agenda surat untuk meningkatkan efektivitas proses administrasi pada kantor Kecamatan Kota Kudus

Abstract

Abstrak

Kegiatan pengabdian ini berlatar belakang pengelolaan agenda surat di Kantor Kecamatan Kota Kudus yang masih dikerjakan secara manual, sehingga kurang efektif dalam pencatatan, pencarian data, dan penyusunan laporan. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan januari sampai februari dengan tujuan meningkatkan efisiensi pengelolaan surat dengan menerapkan sistem informasi berbasis web. Kegiatan ini melibatkan 2 pengguna inti sistem pada bagian Layanan Umum. Metode yang dipakai mencakup observasi, dokumentasi, penerapan sistem, dan pendampingan dengan pendekatan partisipatif. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem dapat memudahkan pencatatan dan pengelolaan data surat, serta mempercepat pembuatan laporan. Secara kualitatif, kemampuan karyawan dalam memanfaatkan sistem berkembang. Sementara dari segi kuantitatif terdapat efisiensi waktu dalam pengolahan informasi. Pelaksanaan sistem ini memberikan kontribusi positif dalam mendukung proses administrasi yang lebih efisien dan terencana.

Kata kunci: administrasi; agenda surat; pendampingan; sistem informasi; web.

Abstract

This community service project was initiated in response to the fact that document management at the Kudus City Subdistrict Office is still handled manually, resulting in inefficiencies in record-keeping, data retrieval, and report generation. The project was carried out from January to February at the Kudus City Subdistrict Office with the aim of improving the efficiency of document management by implementing a web-based information system. This activity involved two core users of the system in the General Services department. The methods used included observation, documentation, system implementation, and mentoring using a participatory approach. The results of the project indicate that the system can streamline the recording and management of correspondence data and expedite report generation. Qualitatively, employees’ ability to utilize the system has improved. Quantitatively, there has been a significant time savings in information processing. The implementation of this system has made a positive contribution to supporting more efficient and well-organized administrative processes.

Keywords: administration; correspondence; assistance; information systems; web.