Implementasi sistem informasi pelayanan administrasi kelurahan (SIPAKEL) berbasis web untuk digitalisasi administrasi pengajuan surat di Kelurahan Wergu Kulon
Abstract
Abstrak
Pelayanan administrasi persuratan di Kelurahan Wergu Kulon saat ini masih dilakukan secara manual, yang menyebabkan proses pelayanan menjadi lambat, rentan terhadap kesalahan pencatatan, dan memiliki transparansi yang rendah. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kelurahan (SIPAKEL) berbasis web guna mendigitalisasi layanan administrasi persuratan secara end-to-end. Kegiatan pengabdian dilaksanakan pada 12 Januari hingga 21 Februari 2026 di Kelurahan Wergu Kulon, Kota Kudus, dengan melibatkan 3 perangkat kelurahan sebagai mitra utama, yaitu Kepala Kelurahan, Sekretaris Kelurahan, dan staf operator administrasi, serta 1 orang perwakilan pengurus RT dan warga sebagai pengguna sistem. Metode yang digunakan adalah pendekatan Participatory Action Research (PAR) yang dikombinasikan dengan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall, mencakup tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Secara kualitatif, hasil dari kegiatan ini adalah beroperasinya SIPAKEL (berbasis PHP Native dan MySQL) yang menerapkan empat hak akses utama (Warga, RT, Operator, Admin), serta dilengkapi fitur audit log dan notifikasi real-time untuk menjamin akuntabilitas data. Secara kuantitatif, sistem ini dirancang untuk mengurai antrian secara terukur, dimana digitalisasi sistem serupa terbukti mampu memangkas waktu tunggu pelayanan dari 2-3 hari menjadi 1 hari kerja saja. Secara keseluruhan, sistem ini diharapkan dapat mewujudkan tata kelola pelayanan yang lebih tertib, cepat, dan modern.
Kata kunci: digitalisasi; pelayanan publik; sistem informasi; kelurahan; SIPAKEL.
Abstract
The administrative letter service in Wergu Kulon Subdistrict is currently still carried out manually, which causes the service process to be slow, prone to recording errors, and has low transparency. This community service activity aims to implement a Web-based Subdistrict Administrative Service Information System (SIPAKEL) to digitize administrative letter services end-to-end. The community service activity was carried out from January 12 to February 21, 2026, in Wergu Kulon Subdistrict, Kudus City, involving 3 subdistrict officials as main partners, namely the Head of Subdistrict, Subdistrict Secretary, and administrative operator staff, as well as 1 representative of the RT management and residents as system users. The method used is a Participatory Action Research (PAR) approach combined with the Waterfall software development method, covering the stages of requirements analysis, system design, implementation, testing, and maintenance. Qualitatively, the result of this activity is the operation of SIPAKEL (based on PHP Native and MySQL) which implements four main access rights (Citizen, Neighborhood, Operator, Admin), and is equipped with audit log features and real-time notifications to ensure data accountability. Quantitatively, this system is designed to manage queues in a measurable manner, where the digitization of a similar system has been proven to reduce service waiting time from 2-3 days to only 1 working day. Overall, this system is expected to realize a more orderly, faster, and modern service management.
Keywords: digitalization; public service; information system; village administration; SIPAKEL.
Keywords
Full Text:
PDFReferences
Adisaputra, R., & Setiaji, P. (2025). Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Publik Berbasis Web sebagai Upaya Digitalisasi Layanan di Kecamatan Gebog. Al-DYAS, 4(3), 1540–1555. https://doi.org/10.58578/aldyas.v4i3.7555
Dani Arfiyan, F., & Latifah, N. (2025). PENDAMPINGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN SURAT UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN ADMINISTRATIF DI DESA TUMPANGKRASAK. GLOBAL ABDIMAS: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 5(2), 109–118. https://doi.org/10.51577/globalabdimas.v5i2.819
Fanani, K., Auliana, S., & Chafid, N. (2025). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI BERBASIS WEB PADA KANTOR KELURAHAN KASUNYATAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK LARAVEL. Pendas : Jurnal Ilmiah Pendidikan Dasar, 10(2), 250–260. https://doi.org/10.23969/jp.v10i2.31066
Fatimah, D. D. S., Paryatin, Y., & Nurhasanah, N. (2022). Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Surat Desa Berbasis Web Menggunakan Metode Unified Approach. Jurnal Algoritma, 18(2), 376–384. https://doi.org/10.33364/algoritma/v.18-2.842
Fithri, D. L., & Na’im, Moh. R. A. (2021). OTOMASI MANAJEMEN PELAYANAN SURAT KETERANGAN DESA MUKTIHARJO BERBASIS WEB. Jurnal SITECH : Sistem Informasi Dan Teknologi, 4(1), 77–82. https://doi.org/10.24176/sitech.v4i1.6332
Hendayani, R., Salim, D. F., Rizal, N. A., & Krisnawati, A. (2024). Pelayanan Digital Kelurahan bagi Pegawai Kelurahan Nyengseret Kota Bandung dan Wawasan Entrepreneurship di Era Digital. Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia, 4(2), 301–306. https://doi.org/10.54082/jamsi.1065
Khaerunnisa, N., Maryanto, E., & Chasanah, N. (2021). Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Di Desa Sidakangen Purbalingga. Jurnal Ilmu Komputer Dan Informatika, 1(2), 99–108. https://doi.org/10.54082/jiki.12
Loli, Y. A., & Nurrahman, A. (2025). Penguatan Pengelolaan dan Pemanfaatan Website Kelurahan Banguntapan Dalam Mendukung Digitalisasi Layanan Publik. Community Empowerment : Jurnal Pengabdian Dan Pemberdayaan Masyarakat, 3(2), 90–98. https://doi.org/10.15575/commen.v3i2.2059
Mardinata, E., Dwi Cahyono, T., & Muhammad Rizqi, R. (2023). Transformasi Digital Desa Melalui Sistem Informasi Desa (SID): Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik dan Kesejahteraan Masyarakat. PARTA: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(1), 2023. https://doi.org/10.38043/parta.v4i1.4402
Nanda, A., Jamil, M., Khoirunnita, A., & Alex, R. (2024). Digitalisasi Pelayanan Administrasi Desa Menggunakan Website E-surat Pada Desa Handil Terusan. Ilmu Komputer Untuk Masyarakat, 5(2), 60–69. https://doi.org/10.33096/ilkomas.v5i2.2525
Pujiantoro, J. E., Saputra, A. N., Leksono, A. M., & Setiawan, S. (2023). Perancangan Sistem Informasi Desa (Sidesaka) Berbasis Web Pada Desa Karangsalam Kecamatan Kemranjen Kabupaten Banyumas. Abditeknika Jurnal Pengabdian Masyarakat, 3(1), 23–31. https://doi.org/10.31294/abditeknika.v3i1.1756
Siregar, A., Satriansyah, A., Hidayat, R., & Wijaya, M. S. (2023). SISTEM INFORMASI PELAYANAN SURAT MENYURAT DI KELURAHAN DESA SRIWIJAYA LAMPUNG TENGAH. Jurnal Teknologi Terpadu, 9(1), 15–21. https://doi.org/https://doi.org/10.54914/jtt.v9i1.588
Susanto, D., Kristiawan, I. P., & Pramono, T. (2021). KUALITAS PELAYANAN PUBLIK MELALUI APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (SAKTI) DI KELURAHAN SEMAMPIR. Jurnal Mediasosian : Jurnal Ilmu Sosial Dan Administrasi Negara, 5(2), 227–238. https://doi.org/10.30737/mediasosian.v5i2.2078
Wijaya Putra, B., Turatmiyah, S., Dwi Marjusalinah, A., Sartika, D., Efendi, R., Afif, H., Ali Buchari, M., Florensia, Y., Syafitri, A., Usni Dwi Putri, L., & Nazzua Putri Pratami, K. (2026). Pengembangan Sistem Informasi Penomoran Surat Berbasis Web untuk Digitalisasi Administrasi Kelurahan Plaju Darat. Pengabdian Kepada Masyarakat, 6(2), 686–697. https://doi.org/10.59395/altifani.v6i2.1028
Yansyah, D., Rahmah, K., Syafihi, S. H., Adinda, N., Salsabila, T., Adita, M., Syafitra, N., Amanda, N. D., Andrian, N., Arrafi, M. A., Amrizon, N. A., & Aryani, D. (2026). DIGITALISASI LAYANAN ADMINISTRASI RT 36 KELURAHAN GUNUNG SAMARINDA BARU MELALUI PENGEMBANGAN WEBSITE UNTUK PENGELOLAAN DATA WARGA. Nurul Adinda Thalia Salsabila, 4(3), 135–145. https://doi.org/10.35718/sepakat.v4i3.8481542
DOI: https://doi.org/10.31764/jpmb.v10i3.39666
Refbacks
- There are currently no refbacks.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
______________________________________________________
Jurnal Selaparang
p-ISSN 2614-5251 || e-ISSN 2614-526X
EDITORIAL OFFICE: