Sosialisasi dan pendampingan penggunaan sistem web monitoring aset desa untuk mendukung digitalisasi pengarsipan dan inventarisasi di Desa Ngembal Kulon

Abstract

Abstrak

Desa Ngembal Kulon sebagai salah satu instansi pemerintahan desa masih menghadapi kendala dalam proses pencatatan inventori, pengarsipan aset, dan dokumentasi aktivitas desa yang belum sepenuhnya terdigitalisasi. Pencatatan barang, bangunan, dan aktivitas desa masih dilakukan secara manual menggunakan buku catatan atau file sederhana, sehingga menyebabkan data sulit ditelusuri, pembaruan informasi tidak terpusat, serta staf desa membutuhkan waktu lebih lama dalam mencari dan memverifikasi data. Kegiatan pengabdian masyarakat ini bertujuan untuk melakukan sosialisasi dan pendampingan penggunaan Sistem Web Monitoring Aset Desa sebagai media digitalisasi pengarsipan dan inventarisasi di Desa Ngembal Kulon. Mitra sasaran kegiatan ini adalah staf dan perangkat Desa Ngembal Kulon yang terlibat dalam pengelolaan administrasi inventori desa. Durasi pelaksanaan kegiatan selama satu bulan disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dari kampus serta kebutuhan mitra pada tahap awal penerapan sistem. Dengan rentang waktu tersebut, kegiatan difokuskan pada observasi kebutuhan, sosialisasi, pelatihan penggunaan, pendampingan praktik input data, dan evaluasi awal kemampuan pengguna. Periode ini dinilai memadai untuk mengukur kesiapan awal staf desa dalam menggunakan fitur utama Sistem Web Monitoring Aset Desa, meskipun evaluasi lanjutan tetap diperlukan untuk menilai keberlanjutan penggunaan sistem dalam administrasi desa secara rutin. Sistem yang digunakan memiliki fitur autentikasi berbasis role, yaitu admin dan staff. Admin memiliki hak akses untuk menambah, mengubah, dan menghapus data, sedangkan staff hanya dapat melihat data. Fitur utama yang disosialisasikan meliputi halaman barang untuk mencatat inventori, halaman bangunan dengan metode penyusutan, serta halaman aktivitas untuk mencatat kegiatan desa. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa staf desa mampu memahami alur penggunaan sistem, membedakan hak akses admin dan staff, serta menggunakan fitur pencatatan barang, bangunan, dan aktivitas desa secara digital. Kegiatan ini membantu meningkatkan kesiapan staf Desa Ngembal Kulon dalam menerapkan digitalisasi pengarsipan dan inventarisasi secara lebih tertib, terstruktur, dan mudah diakses.

Kata kunci: sosialisasi; pendampingan; aset desa; inventarisasi; digitalisasi arsip.

Abstract

Ngembal Kulon Village, as a village government institution, still faces challenges in inventory recording, asset archiving, and village activity documentation that have not been fully digitalized. The recording of goods, buildings, and village activities is still carried out manually using notebooks or simple files, causing data to be difficult to trace, information updates to be decentralized, and village staff to spend more time searching for and verifying data. This community service activity aimed to conduct socialization and assistance in the use of the Village Asset Monitoring Web System as a medium for digitalizing archiving and inventory management in Ngembal Kulon Village. The target partners of this activity were village staff and officials involved in village inventory administration. The activity was carried out for one month through several stages, including partner needs observation, socialization of the benefits of inventory digitalization, introduction of system features, system usage training, data input practice, usage assistance, and evaluation. The system used role-based authentication consisting of admin and staff access. Admin users have access rights to add, edit, and delete data, while staff users can only view data. The main features introduced included the goods page for inventory recording, the buildings page with a depreciation method, and the activities page for recording village activities. The results showed that village staff were able to understand the system workflow, distinguish between admin and staff access rights, and use digital features for recording goods, buildings, and village activities. This activity helped improve the readiness of Ngembal Kulon Village staff in implementing digital archiving and inventory management in a more orderly, structured, and accessible manner.

Keywords: socialization; assistance; village assets; inventory; digital archiving.