Implementasi aplikasi E-Tamu digital untuk monitoring kinerja pelayanan publik pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL)

Abstract

Abstrak

Pengelolaan data kunjungan tamu pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Pati masih dilakukan secara manual menggunakan buku tamu fisik, sehingga menyebabkan penumpukan antrean, ketidakakuratan data kunjungan, dan sulitnya pemantauan kinerja layanan secara real-time. Kondisi ini menghambat upaya modernisasi tata kelola pelayanan publik yang efisien dan akuntabel. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan mengimplementasikan aplikasi E-Tamu Digital berbasis web sebagai solusi digitalisasi sekaligus media monitoring kinerja pelayanan pada Disdukcapil Kabupaten Pati. Mitra kegiatan adalah seluruh pegawai Disdukcapil Kabupaten Pati, dengan peserta yang terlibat langsung berjumlah 15 orang yang terdiri dari petugas resepsionis, perwakilan staf dari masing-masing bidang, mahasiswa PKL. Metode pelaksanaan mencakup pendampingan teknis berbasis kebutuhan dan workshop partisipatif dengan pendekatan pengembangan sistem model Waterfall, dengan memanfaatkan tiga teknologi inti, yaitu PHP-Laravel, Bootstrap, dan MySQL. Sehingga menghasilkan luaran berupa aplikasi E-Tamu Digital yang dilengkapi dengan delapan fitur unggulan, yaitu registrasi tamu mandiri berbasis QR code, pencatatan waktu otomatis, survei kepuasan, riwayat kunjungan, dashboard monitoring kinerja layanan secara real-time, laporan berkala otomatis, dan autentikasi pengguna. Hasil pengujian menggunakan metode black box testing menunjukkan seluruh fitur berjalan sesuai spesifikasi. Petugas menyambut positif implementasi sistem ini, khususnya pada fitur dashboard monitoring yang memungkinkan pemantauan kinerja layanan secara langsung. Pelaksanaan kegiatan ini menunjukkan bahwa penerapan sistem E-Tamu Digital terbukti mampu memberikan dampak signifikan dalam mendorong modernisasi penyelenggaraan pelayanan publik pada lingkup instansi pemerintah daerah.

Kata kunci: e-tamu digital; digitalisasi pelayanan publik; dashboard monitoring real-time; pengabdian kepada masyarakat; PHP-Laravel

The management of visitor data at the Population and Civil Registration Office (Disdukcapil) of Pati Regency is still carried out manually using a physical guest book, resulting in queue congestion, inaccurate visitor data, and difficulties in monitoring service performance in real-time. This condition hinders efforts to modernize efficient and accountable public service governance. This community service activity aims to implement a web-based Digital Guest System (E-Tamu Digital) as a digitalization solution as well as a service performance monitoring medium at Disdukcapil Pati Regency. The activity partners are all employees of Disdukcapil Pati Regency. The implementation method includes needs-based technical assistance and participatory workshops using the Waterfall system development approach, utilizing three core technologies, namely PHP-Laravel, Bootstrap, and MySQL. The resulting output is the E-Tamu Digital application equipped with eight main features, namely self-registration via QR code, automatic time recording, satisfaction surveys, visit history, real-time service performance monitoring dashboard, automatic periodic reports, and user authentication. Testing results using the black box testing method indicate that all features operate according to specifications. Staff responded positively to the implementation of this system, particularly the monitoring dashboard feature that enables direct service performance observation. This activity demonstrates that the implementation of the E-Tamu Digital system has proven capable of making a significant contribution to modernizing public service delivery within local government institutions.

Keywords: digital guest system; public service digitalization; real-time monitoring dashboard; community service; PHP-Laravel